Η δυσκολία στο να αρνηθεί κανείς ένα αίτημα, είτε στον εργασιακό χώρο είτε στην προσωπική ζωή, αποτελεί συχνό φαινόμενο που συχνά οδηγεί σε υπερφόρτωση και εξάντληση. Ο φόβος της παρεξήγησης, ότι δηλαδή η άρνηση μπορεί να εκληφθεί ως εγωιστική στάση ή έλλειψη συνεργασίας, ωθεί πολλούς στο να αποδέχονται υποχρεώσεις που ξεπερνούν τα όριά τους. Ωστόσο, η διαρκής αποδοχή νέων καθηκόντων ενέχει τον κίνδυνο της εγκατάλειψης των πραγματικών προτεραιοτήτων. Ειδικοί στον τομέα του coaching, με εμπειρία σε μεγάλους οργανισμούς όπως η Google και η Amazon, προτείνουν συγκεκριμένες τεχνικές για την αποτελεσματική διαχείριση των ορίων, χωρίς την πρόκληση εντάσεων.
Η στρατηγική της ιεράρχησης
Μία από τις πλέον αποτελεσματικές προσεγγίσεις είναι η μετατόπιση της συζήτησης από την άρνηση στην επιλογή προτεραιοτήτων. Αντί για μια απόλυτη απόρριψη, προτείνεται η επεξήγηση των υπαρχουσών υποχρεώσεων. Καθώς ο χρόνος είναι περιορισμένος, η ανάληψη μιας νέας εργασίας συνεπάγεται αναγκαστικά την καθυστέρηση ή την ακύρωση κάποιας άλλης. Εξηγώντας στον συνομιλητή το «κόστος» της νέας ανάθεσης, η συζήτηση αποκτά ρεαλιστική βάση. Για παράδειγμα, η ερώτηση «μπορώ να το αναλάβω, αλλά ποιο από τα υπόλοιπα θέλεις να μεταφέρουμε για την επόμενη εβδομάδα;» καθιστά σαφές ότι η προτεραιοποίηση είναι αναγκαία και όχι αποτέλεσμα άρνησης.
Η μέθοδος του «ναι» με όρους
Σε περιπτώσεις όπου μια άμεση άρνηση δεν είναι εφικτή, λόγω του επείγοντος χαρακτήρα ενός αιτήματος, προτείνεται η αποδοχή με συγκεκριμένους όρους. Η λογική αυτή βασίζεται στο ότι η βοήθεια παρέχεται ως εξαίρεση και όχι ως πάγια τακτική. Με εκφράσεις όπως «θα το αναλάβω αυτή τη φορά, αλλά στο εξής θα χρειάζομαι περισσότερο χρόνο», ο εργαζόμενος θέτει τα πλαίσια για το μέλλον. Παράλληλα, η πρόταση για βελτίωση της διαδικασίας ή νωρίτερη ενημέρωση βοηθά στην αποφυγή ανάλογων καταστάσεων πίεσης σε επόμενο στάδιο.
Το «θετικό όχι»
Η τρίτη τεχνική, που έχει διατυπωθεί από τον William Ury, συνιδρυτή του Harvard Program on Negotiation, βασίζεται σε τρία στάδια: την αναγνώριση της σημασίας του αιτήματος, τη δήλωση του ορίου και την πρόταση εναλλακτικής λύσης. Αντί για την απόρριψη ενός ολόκληρου project, προτείνεται η ανάληψη ενός συγκεκριμένου μέρους του, ή η τροποποίηση της συχνότητας μιας υποχρέωσης. Η μέθοδος αυτή μεταφέρει το κέντρο βάρους από το τι δεν μπορεί να γίνει, σε αυτό που είναι όντως εφικτό να προσφερθεί.
Στο πλαίσιο των επαγγελματικών σχέσεων, η χρήση τέτοιων τεχνικών αποδεικνύει ότι ο άνθρωπος που θέτει τα όρια διαθέτει πλήρη επίγνωση των προτεραιοτήτων του και της ικανότητάς του να παραδίδει έργο με συνέπεια. Η αποφυγή υποσχέσεων που δεν μπορούν να τηρηθούν αποτελεί, σύμφωνα με τους ειδικούς, μια πιο χρήσιμη στάση από την άκριτη αποδοχή αιτημάτων που οδηγεί σε καθυστερήσεις και πίεση.
